Planificador PDF para Imprimir

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Smart Planner: un planificador imprimible para organizar mejor tu tiempo

Organizar el trabajo, las actividades personales y todos esos pendientes que aparecen durante la semana puede resultar mucho más sencillo cuando tenemos un lugar donde poner nuestras ideas en orden. Por eso diseñamos el Smart Planner, un planificador imprimible pensado para adaptarse a diferentes necesidades: puede utilizarse en una oficina, en una escuela, por maestras y directoras, o simplemente por cualquier persona que disfruta de tener sus actividades bien organizadas.

El recurso reúne diferentes herramientas de planificación en un mismo conjunto de hojas. Incluye un planificador diario, un planificador mensual, listas de tareas, seguimiento semanal, planificación de objetivos, seguimiento de hábitos, notas y un planificador de tareas escolares.

La idea no es simplemente anotar todo lo que tenemos que hacer, sino utilizar cada sección para convertir una lista de pendientes en un sistema de organización que nos ayude a decidir qué hacer, cuándo hacerlo y hacia dónde queremos avanzar.

1. ¿Para quién puede ser útil?

Aunque el Smart Planner puede utilizarse prácticamente en cualquier contexto, resulta especialmente práctico para personas que necesitan coordinar muchas actividades diferentes.

Las maestras pueden utilizarlo para organizar clases, preparar materiales, registrar pendientes, establecer objetivos para la semana y llevar un seguimiento de determinadas actividades.

Las directoras pueden aprovecharlo para organizar reuniones, asuntos administrativos, pendientes de la escuela y objetivos que requieren seguimiento durante varias semanas.

En una oficina, puede servir para distribuir el trabajo a lo largo del día, organizar reuniones, registrar pendientes y mantener visibles los objetivos importantes.

También puede utilizarse en casa para organizar proyectos personales, hábitos, citas, compras, tareas domésticas o cualquier otra actividad que queramos mantener bajo control.

2. Empieza por el planificador mensual

Una buena estrategia consiste en comenzar por una visión general.

El planificador mensual permite visualizar los días del mes en conjunto. En lugar de empezar inmediatamente con una enorme lista de pendientes, podemos utilizar esta hoja para colocar primero los acontecimientos que ya conocemos: reuniones, fechas de entrega, citas, eventos escolares, cumpleaños, vacaciones o actividades importantes.

Esto permite responder una pregunta fundamental:

¿Qué cosas importantes ya sé que van a ocurrir este mes?

Una vez colocadas esas fechas, será más fácil distribuir el resto del trabajo sin sobrecargar determinados días.

3. Después, convierte los objetivos en acciones

Uno de los apartados más interesantes del recurso es el Planificador de Objetivos. No se limita a preguntar cuál es nuestro objetivo, sino que propone pensar en qué necesitamos, cuándo queremos lograrlo y cuáles serán los pasos para conseguirlo.

Esta estructura puede utilizarse para evitar uno de los problemas más comunes de la planificación: escribir objetivos demasiado generales.

Por ejemplo, en lugar de escribir: "Organizar mejor mi salón."

podemos convertirlo en algo más concreto: "Organizar el material de matemáticas antes del viernes."

Y después dividirlo en pasos pequeños:

Revisar el material disponible.
Separar lo que se utiliza con mayor frecuencia.
Preparar cajas o carpetas.
Etiquetar cada espacio.
Comprobar que todo quede accesible.

Un objetivo grande se vuelve mucho más manejable cuando sabemos cuál es el siguiente paso.

4. Utiliza el planificador diario para proteger tu tiempo

El Planificador Diario divide la jornada por horas, desde las 7:00 hasta las 20:00, e incluye espacios para una lista de tareas y notas.

Una estrategia útil es no llenar todas las horas con actividades.

Dejar algunos espacios disponibles permite afrontar imprevistos, llamadas, reuniones que se alargan o tareas que toman más tiempo del esperado.

También puede ser útil distinguir entre tres tipos de actividades:

Compromisos: aquello que debe ocurrir a una hora determinada.
Tareas importantes: actividades que necesitamos completar durante el día.
Tareas secundarias: actividades que podemos realizar si queda tiempo disponible.

De esta manera, una interrupción no necesariamente arruina toda nuestra planificación.

5. No conviertas la lista de tareas en una lista interminable

El Smart Planner incluye tanto una Lista de Tareas dentro del planificador diario como una hoja independiente de Mi Lista de Tareas.

Una buena práctica es utilizar estas listas de manera diferente.

La lista general puede contener todos los pendientes que tenemos en mente. Después, cada día podemos seleccionar solamente las tareas que realmente queremos intentar completar.

Esto evita mirar por la mañana una lista de veinte cosas y sentir que el día ya empezó perdiéndose.

Una regla sencilla es preguntarse:

Si hoy solamente pudiera terminar tres cosas, ¿cuáles serían las más importantes?

Esas deberían tener prioridad.

6. Haz una revisión semanal

El apartado de Seguimiento Semanal permite distribuir y revisar las actividades de lunes a domingo.

La revisión semanal puede convertirse en uno de los hábitos más importantes de todo el sistema.

Al terminar la semana, dedica unos minutos a revisar:

¿Qué logré?
¿Qué quedó pendiente?
¿Qué actividades se repitieron?
¿Qué me quitó más tiempo del esperado?
¿Qué debo trasladar a la próxima semana?
¿Qué puedo eliminar porque ya no es necesario?

Planificar no significa solamente decidir qué vamos a hacer. También significa aprender de lo que ocurrió para mejorar nuestra próxima planificación.

7. Usa el seguimiento de hábitos para observar la constancia

El recurso también incluye una hoja de Seguimiento de Hábitos, organizada por actividad y por días de la semana.

Este apartado puede utilizarse para actividades profesionales o personales.

Por ejemplo:

Leer durante 15 minutos.
Preparar las clases con anticipación.
Revisar el correo solamente en determinados momentos.
Ordenar el escritorio al terminar la jornada.
Beber suficiente agua.
Dedicar tiempo a un proyecto personal.

El objetivo no tiene que ser conseguir una semana perfecta. Lo interesante es poder observar patrones y descubrir qué actividades conseguimos mantener con mayor facilidad y cuáles necesitan otro tipo de estrategia.

8. Para maestras: organiza también las tareas escolares

El Planificador de Tareas incluye campos para registrar la fecha, la materia, la tarea, la fecha de entrega y si ya fue realizada.

Puede resultar especialmente útil para docentes que necesitan llevar un control de tareas de diferentes materias o grupos.

Una posibilidad es preparar una hoja al inicio de la semana y utilizarla como tablero de seguimiento. Al completar cada actividad, se puede registrar que ha sido realizada.

También puede servir para planificar las propias tareas de la maestra: preparar material, revisar trabajos, elaborar evaluaciones, organizar documentos o preparar actividades para la siguiente clase.

9. No olvides dejar espacio para las notas

La planificación no siempre consiste en listas y horarios. A veces necesitamos un lugar para escribir una idea rápidamente, recordar algo, hacer una anotación o desarrollar una tarea que todavía no sabemos cómo organizar.

Por eso el recurso incluye una hoja de Notas, además de espacios de notas dentro de otros apartados.

Una buena idea es utilizar estas páginas como un "bandeja de entrada" para pensamientos y pendientes. Después, durante la revisión semanal, podemos decidir qué hacer con cada anotación: convertirla en una tarea, colocarla en el calendario, incorporarla a un objetivo o simplemente descartarla.

10. Una rutina sencilla para aprovechar todo el planner

No es necesario utilizar todas las páginas todos los días. De hecho, intentar hacerlo podría convertir la organización en otra tarea más.

Una rutina sencilla podría ser:

Al comenzar el mes:

Revisar el calendario mensual y registrar fechas importantes.

Al comenzar la semana:

Elegir las prioridades, revisar los objetivos y distribuir las tareas durante la semana.

Cada mañana:

Revisar los compromisos del día y seleccionar las tareas más importantes.

Durante el día:

Registrar notas, cambios o nuevas tareas.

Al terminar la jornada:

Comprobar qué se completó y qué necesita trasladarse.

Al terminar la semana:

Revisar los pendientes, los hábitos y los objetivos, y preparar la semana siguiente.

De esta manera, el planner deja de ser solamente un conjunto de hojas imprimibles y se convierte en un pequeño sistema de organización personal.

11. Imprime solamente las páginas que necesitas

Otra ventaja de un planificador imprimible es que no tenemos que utilizarlo de una única manera.

Puedes imprimir varias copias del planificador diario si necesitas organizar cada jornada por separado, mientras que quizá solamente necesites una hoja mensual para tener una visión general. También puedes imprimir varias hojas de notas o de listas de tareas conforme las vayas necesitando.

Esto permite crear un planner personalizado según tu trabajo.

Una maestra puede tener una combinación de planificador mensual + semanal + diario + tareas + objetivos. En una oficina puede ser más conveniente utilizar mensual + diario + lista de tareas + notas. Para una persona que quiere concentrarse en sus proyectos personales, quizá sean suficientes objetivos + hábitos + semanal + notas.

No existe una única manera correcta de organizarse.

12. La clave: planificar menos, pero mejor

Un buen planificador no debería convertirse en una colección de listas que nos hacen sentir que tenemos todavía más cosas pendientes.

Su verdadero propósito es ayudarnos a sacar las tareas de nuestra cabeza y ponerlas en un sistema visible.

Cuando sabemos qué tenemos que hacer, cuándo debemos hacerlo y cuáles son nuestras prioridades, resulta mucho más sencillo concentrarnos en la actividad que tenemos delante.

El Smart Planner fue diseñado precisamente con esa idea: reunir en un mismo recurso diferentes herramientas para organizar el tiempo, las tareas, los objetivos y los hábitos, de manera que cada persona pueda construir el sistema que mejor se adapte a su vida.

Puedes imprimirlo, colocarlo en una carpeta, utilizar solamente las páginas que te resulten útiles y modificar tu forma de utilizarlo con el tiempo. Porque organizarse no consiste en encontrar el método perfecto, sino en encontrar un método que realmente podamos mantener.